Mit der Haus­geld­ab­rech­nung die Neben­kos­ten­ab­rech­nung erstel­len

Die jähr­li­che Abrech­nung von Kos­ten ist ein zen­tra­ler Bestand­teil des Eigen­tums- und Miet­rechts. Ver­mie­ter, die Eigen­tum in einer Woh­nungs­ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaft (WEG) besit­zen, ste­hen dabei vor der Her­aus­for­de­rung, die Haus­geld­ab­rech­nung in eine kor­rek­te Neben­kos­ten­ab­rech­nung für ihre Mie­ter zu über­tra­gen. Obwohl bei­de Abrech­nun­gen auf den ers­ten Blick ähn­lich erschei­nen, gibt es ent­schei­den­de Unter­schie­de in Inhalt, Struk­tur und Abrech­nungs­prin­zip.

Die Haus­geld­ab­rech­nung wird von der WEG-Ver­wal­tung erstellt, um die Kos­ten des Gemein­schafts­ei­gen­tums auf die Eigen­tü­mer zu ver­tei­len. Dabei wer­den Ver­ein­ba­run­gen der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft und gesetz­li­che Stan­dards (z. B. Mit­ei­gen­tums­an­tei­le) berück­sich­tigt.

Die Neben­kos­ten­ab­rech­nung hin­ge­gen dient der Wei­ter­ga­be umla­ge­fä­hi­ger Kos­ten an die Mie­ter. Hier­bei liegt der Fokus auf den spe­zi­fi­schen Rege­lun­gen des Miet­rechts.

Umla­ge­fä­hi­ge und nicht umla­ge­fä­hi­ge Kos­ten

Eine der zen­tra­len Fra­gen bei der Erstel­lung einer Neben­kos­ten­ab­rech­nung lau­tet: Wel­che Kos­ten dür­fen auf den Mie­ter umge­legt wer­den? Die­ser Punkt ist nicht nur für Ver­mie­ter ent­schei­dend, son­dern auch eine der häu­figs­ten Ursa­chen für Strei­tig­kei­ten mit Mie­tern.

Kurz gefasst: Die Haus­geld­ab­rech­nung ent­hält alle Kos­ten des Gemein­schafts­ei­gen­tums, dar­un­ter Rück­la­gen, Son­der­um­la­gen, Ver­wal­tungs­kos­ten und Repa­ra­tu­ren. Die­se dür­fen in der Neben­kos­ten­ab­rech­nung nicht ent­hal­ten sein. Umla­ge­fä­hig sind nur lau­fen­de Betriebs­kos­ten, etwa:

• Müll­ab­fuhr, Gar­ten­pfle­ge, Gebäu­de­rei­ni­gung,
• Heiz- und Warm­was­ser­kos­ten (nach Heiz­kos­ten­ver­ord­nung).

Wel­che Kos­ten auf die Mie­ter umge­legt wer­den kön­nen, rich­tet sich nicht nur nach den gesetz­li­chen Vor­ga­ben, son­dern auch nach den indi­vi­du­el­len Rege­lun­gen im Miet­ver­trag. Die Haus­geld­ab­rech­nung kann dabei als Ori­en­tie­rungs­hil­fe die­nen, da sie eine Auf­lis­tung der Kos­ten­ar­ten ent­hält. Ver­mie­ter soll­ten jedoch sorg­fäl­tig prü­fen, ob die ent­spre­chen­den Kos­ten im Miet­ver­trag als umla­ge­fä­hig defi­niert sind. Zudem gibt es Kos­ten­po­si­tio­nen, wie bei­spiels­wei­se die Grund­steu­er, die oft nicht in der Haus­geld­ab­rech­nung ent­hal­ten sind, da sie direkt zwi­schen dem Eigen­tü­mer und den zustän­di­gen Behör­den abge­rech­net wer­den.

Abfluss­prin­zip und Leis­tungs­prin­zip

Die Haus­geld­ab­rech­nung basiert gesetz­lich auf dem Abfluss­prin­zip. Das bedeu­tet:

• Es wer­den alle tat­säch­lich gezahl­ten Beträ­ge berück­sich­tigt.
• Die Abrech­nung kann somit auch Kos­ten ent­hal­ten, die in einem ande­ren Jahr ent­stan­den sind oder Zah­lun­gen für Leis­tun­gen umfas­sen, die im Vor­jahr erbracht wur­den.

Bei­spiel: Eine Rech­nung für die Gar­ten­pfle­ge des Vor­jah­res, die erst im aktu­el­len Abrech­nungs­zeit­raum bezahlt wird, erscheint in der Haus­geld­ab­rech­nung die­ses Jah­res.

Aus­nah­me: Heiz- und Warm­was­ser­kos­ten müs­sen ver­brauchs­ab­hän­gig abge­rech­net wer­den (Leis­tungs­prin­zip), d. h. sie wer­den basie­rend auf dem tat­säch­li­chen Ver­brauch ver­teilt, unab­hän­gig vom Zah­lungs­zeit­punkt.

Die Neben­kos­ten­ab­rech­nung unter­liegt den Vor­ga­ben des Miet­rechts (§ 556 BGB, BetrKV) und muss für die Mie­ter trans­pa­rent und nach­voll­zieh­bar gestal­tet sein. Das bedeu­tet, dass alle ange­setz­ten Kos­ten klar aus­ge­wie­sen und mit dem Abrech­nungs­zeit­raum ver­knüpft wer­den müs­sen. Ent­schei­dend ist dabei, dass die Abrech­nung plau­si­bel bleibt und den Mie­tern eine Über­prü­fung ermög­licht.

Ver­mie­tern steht es offen, die Abrech­nung nach ver­schie­de­nen zeit­li­chen Prin­zi­pi­en zu erstel­len, solan­ge die­se Anfor­de­run­gen erfüllt sind. In der Pra­xis wird häu­fig das Leis­tungs­prin­zip ange­wandt, da es ins­be­son­de­re bei ver­brauchs­ab­hän­gi­gen Kos­ten wie Heiz- und Was­ser­kos­ten eine prä­zi­se Zuord­nung der Kos­ten zum tat­säch­li­chen Nut­zungs­zeit­raum erlaubt. Nach dem Leis­tungs­prin­zip kön­nen nur Kos­ten, die im Abrech­nungs­zeit­raum durch erbrach­te Leis­tun­gen ent­stan­den sind, ange­setzt wer­den – unab­hän­gig vom Zah­lungs­zeit­punkt.

Her­aus­for­de­rung: Will­kür­li­che Abrech­nung durch Haus­ver­wal­ter

Vie­le Mie­ter erwar­ten eine Neben­kos­ten­ab­rech­nung nach dem Leis­tungs­prin­zip. Um Rück­fra­gen und Dis­kus­sio­nen zu ver­mei­den, stel­len man­che WEG-Ver­wal­tun­gen ihre Haus­geld­ab­rech­nun­gen abwei­chend von der gesetz­li­chen Vor­ga­be nach dem Leis­tungs­prin­zip aus. Dies kann jedoch für Ver­mie­ter zu Unsi­cher­hei­ten füh­ren, ins­be­son­de­re wenn es zu einem Ver­wal­ter­wech­sel kommt.

Die Lösung: Klar­heit schaf­fen und nach dem Abfluss­prin­zip abrech­nen

Laut Bun­des­ge­richts­hof (BGH, Urtei­le VIII ZR 49/07 und VIII ZR 27/07) dür­fen Ver­mie­ter das Abfluss­prin­zip nut­zen, um die Neben­kos­ten­ab­rech­nung zu ver­ein­fa­chen. Beson­ders vor­teil­haft ist dies, wenn die Haus­geld­ab­rech­nung eben­falls nach die­sem Prin­zip erstellt wur­de.

Trans­pa­renz ist ent­schei­dend: Um Miss­ver­ständ­nis­se mit Mie­tern zu ver­mei­den, soll­te in der Abrech­nung expli­zit das gewähl­te Prin­zip erläu­tert wer­den. Eine mög­li­che For­mu­lie­rung lau­tet:

“Die Abrech­nung der Betriebs­kos­ten erfolgt nach dem Abfluss­prin­zip. Das bedeu­tet, dass alle im Abrech­nungs­zeit­raum tat­säch­lich gezahl­ten Kos­ten berück­sich­tigt wer­den, unab­hän­gig davon, wann die Leis­tung erbracht wur­de. Heiz­kos­ten hin­ge­gen wer­den stets gemäß der Heiz­kos­ten­ver­ord­nung nach dem tat­säch­li­chen Ver­brauch der Mie­ter abge­rech­net. Die­ses Ver­fah­ren ist gemäß der Recht­spre­chung des Bun­des­ge­richts­hofs zuläs­sig (BGH, Urteil vom 20.02.2008 — VIII ZR 49/07).”

Vor­sicht bei Mie­ter­wech­seln: Bei einem Mie­ter­wech­sel soll­te beson­de­res Augen­merk auf eine fai­re Abrech­nung gelegt wer­den. Gemäß dem Prin­zip von Treu und Glau­ben darf ein schei­den­der oder neu­er Mie­ter nicht benach­tei­ligt wer­den. In sol­chen Fäl­len emp­fiehlt es sich, die Abrech­nung ent­spre­chend anzu­pas­sen, um eine gerech­te Ver­tei­lung der Kos­ten sicher­zu­stel­len. Dies gilt ins­be­son­de­re für ver­brauchs­ab­hän­gi­ge Kos­ten, die antei­lig auf­ge­teilt wer­den müs­sen.