Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on in der Haus­ver­wal­tung: Her­aus­for­de­run­gen und Lösungs­an­sät­ze

Digi­ta­li­sie­rung in der Haus­ver­wal­tung

Der Impuls zur Digi­ta­li­sie­rung kommt zum einen von Eigen­tü­mern, die durch digi­ta­le Bank­ge­schäf­te und Online-Ein­käu­fe hohe Stan­dards in Fle­xi­bi­li­tät und Trans­pa­renz gewöhnt sind und die­se auch in der Immo­bi­li­en­ver­wal­tung erwar­ten. Zum ande­ren treibt das Bestre­ben der Ver­wal­ter die Digi­ta­li­sie­rung vor­an, die ihre Kern­kom­pe­ten­zen in wert­schöp­fen­den Tätig­kei­ten sehen und sich nicht in rou­ti­ne­mä­ßi­gen Ver­wal­tungs­auf­ga­ben ver­lie­ren möch­ten.

Die Erfah­rung vie­ler Eigen­tü­mer weist dar­auf hin, dass sie häu­fig auf WEG-Doku­men­te und Updates zu Hand­wer­ker­auf­trä­gen war­ten und gege­be­nen­falls mehr­mals nach­ha­ken müs­sen. Auf Ver­wal­ter­sei­te ent­steht der­weil manu­el­ler Auf­wand, da sie Doku­men­te manu­ell bereit­stel­len, even­tu­ell aus dem Archiv holen und regel­mä­ßi­ge Sta­tus­up­dates geben oder tele­fo­ni­sche Anfra­gen beant­wor­ten müs­sen.

Dabei ist die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on der Immo­bi­li­en­bran­che gera­de im vol­len Gan­ge. Doch wie kön­nen auch tra­di­tio­nel­le Haus­ver­wal­tun­gen davon pro­fi­tie­ren?

Eine Digi­tal­stra­te­gie ist nötig

Online-Por­ta­le von Haus­ver­wal­tun­gen für Eigen­tü­mer sind mitt­ler­wei­le kei­ne Sel­ten­heit mehr. Im Gesamt­kon­text Digi­ta­li­sie­rung stellt die­ses jedoch nur eines von vie­len Mosa­ik­stü­cken dar. Schließ­lich müs­sen die Doku­men­te auch in das Por­tal hin­ein­fin­den und die online ein­ge­brach­ten Anlie­gen der Eigen­tü­mer bear­bei­tet wer­den.

In einer Digi­tal­stra­te­gie soll­ten kla­re Ziel­vor­stel­lun­gen für die Haus­ver­wal­tung defi­niert wer­den: Wel­che Kern­ak­ti­vi­tä­ten sind wert­schöp­fend und sol­len im Fokus der Objekt­be­treu­er ste­hen? Wel­che not­wen­di­gen, aber zeit­auf­wen­di­gen Pro­zes­se kön­nen auto­ma­ti­siert wer­den? Wel­che digi­ta­len Dienst­leis­tun­gen sol­len den Eigen­tü­mern zur Ver­fü­gung gestellt wer­den? Wo befin­det sich die Haus­ver­wal­tung aktu­ell und wel­che Schrit­te sind erfor­der­lich, um den ange­streb­ten Zustand zu errei­chen?

Hier sei klar­ge­stellt: Nicht jede Haus­ver­wal­tung muss digi­tal sein. Den­noch bie­tet die Auto­ma­ti­sie­rung manu­el­ler Pro­zes­se jeder Haus­ver­wal­tung die Mög­lich­keit, Zeit für essen­zi­el­le Auf­ga­ben frei­zu­ma­chen.

Her­aus­for­de­run­gen und Lösungs­an­sät­ze in der Digi­ta­li­sie­rung

IT-Kom­pe­tenz

Um eine Digi­tal­stra­te­gie zu ent­wer­fen und umzu­set­zen braucht es IT-Kom­pe­tenz. Natur­ge­mäß sind Haus­ver­wal­tun­gen Exper­ten in der Ver­wal­tung von Immo­bi­li­en, nicht aber von IT-Infra­struk­tur und Schnitt­stel­len. Hier bie­tet es sich an, sich Unter­stüt­zung bei ande­ren Haus­ver­wal­tun­gen inner­halb von Ver­bän­den oder ande­ren Part­ner­schaf­ten zu holen oder mit pro­fes­sio­nel­len Dienst­leis­tern zu koope­rie­ren.

Da der Markt bereits eine brei­te Palet­te an Soft­ware für die Immo­bi­li­en­ver­wal­tung anbie­tet liegt der Schlüs­sel zum Erfolg dar­in, die rich­ti­gen Sys­te­me zu fin­den und die­se mit­ein­an­der zu ver­net­zen.

Kom­ple­xi­tät der Pro­zes­se

Haus­ver­wal­tun­gen haben es mit einer Viel­zahl kom­ple­xer Vor­gän­ge zu tun. Die Auf­fas­sung, dass die­se Pro­zes­se zu kom­plex sind, um digi­ta­li­siert zu wer­den, ist weit ver­brei­tet und bran­chen­un­ab­hän­gig typisch für Digi­ta­li­sie­rungs­vor­ha­ben.

Agi­le Metho­den sind eine Art, Pro­jek­te in klei­nen, hand­hab­ba­ren Tei­len anzu­ge­hen, statt alles auf ein­mal zu ver­su­chen. So könn­te man begin­nen, nur einen Teil eines Pro­zes­ses zu digi­ta­li­sie­ren und zu sehen, wie das funk­tio­niert. Dabei wird nach jeder klei­nen Ver­än­de­rung über­prüft, was gut läuft und was nicht, und ent­spre­chend ange­passt. Die­se Arbeits­wei­se macht es ein­fa­cher, auch kom­ple­xe Auf­ga­ben Schritt für Schritt zu bewäl­ti­gen. Zudem soll­ten die Mit­ar­bei­ter direkt in die­sen Pro­zess ein­ge­bun­den sein, was die Akzep­tanz für Neue­run­gen erhöht und wert­vol­les Feed­back lie­fert.

Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment

Haus­ver­wal­tun­gen ver­fü­gen über umfang­rei­che Daten­sät­ze, dar­un­ter Stamm­da­ten, Trans­ak­tio­nen, Eigen­tü­mer-Anlie­gen und Vor­gän­ge, Plä­ne und Abrech­nun­gen. Oft­mals sind die­se Daten jedoch unstruk­tu­riert und über das Unter­neh­men ver­teilt — nicht nur durch Zet­tel­wirt­schaft und per­sön­li­che Abla­ge­sys­te­me. Für eine erfolg­rei­che Auto­ma­ti­sie­rung ist eine ein­heit­li­che Daten­struk­tur erfor­der­lich. Mit einem kon­sis­ten­ten Daten­kon­zept kön­nen Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te auto­ma­tisch in einem Online-Por­tal bereit­ge­stellt oder für intel­li­gen­te Ana­ly­sen ver­wen­det wer­den.

Daten­schutz

Die Spei­che­rung von per­sön­li­chen Daten muss den aktu­el­len Gesetz­ge­bun­gen, ins­be­son­de­re der DSGVO, ent­spre­chen. Das erfor­dert lau­fen­de Über­prü­fun­gen und Anpas­sun­gen der Daten­schutz­richt­li­ni­en.

Daten­schutz wird in zahl­rei­chen Unter­neh­men oft als Pro­blem­feld wahr­ge­nom­men, was häu­fig zu einer Über­erfül­lung der gesetz­li­chen Vor­ga­ben führt. Hier ist der Aus­tausch mit ande­ren Haus­ver­wal­tun­gen, Ver­bän­den und Rechts­an­wäl­ten rat­sam. Das Ziel soll­te sein, die recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen nicht nur zu ver­ste­hen, son­dern auch pra­xis­ge­recht umzu­set­zen.

Aus­wir­kun­gen auf die Kun­den­be­zie­hung

Durch die Digi­ta­li­sie­rung kön­nen rou­ti­ne­mä­ßi­ge Ver­wal­tungs­auf­ga­ben auto­ma­ti­siert wer­den, was der Ver­wal­tung ermög­licht, sich auf wert­vol­le­re und kom­ple­xe­re Auf­ga­ben zu kon­zen­trie­ren. Das Ergeb­nis ist eine effi­zi­en­te­re Nut­zung der Res­sour­cen und eine höhe­re Qua­li­tät der Dienst­leis­tun­gen. Die­se Effi­zi­enz­stei­ge­rung kommt unmit­tel­bar den Eigen­tü­mern zugu­te, da ihre Anlie­gen schnel­ler und prä­zi­ser bear­bei­tet wer­den kön­nen.